İnsan Kaynaklarının Dijitalleşmesi ve İşe Alım Yönetimi

Teknolojik devrimlerle yeniden şekillenen dünyada elbette ki iş dünyasını şekillendiren gelişmeler, teknolojik dönüşüm ve dijitalleşmeler yaşanmıştır.

Başta internet ve intranetin kullanımı, mobil uygulamalar ve aktif sosyal medya kullanıcılarının artmasıyla birlikte, iş süreçlerinde kullanılan araçların da değişime uğrayıp gelişmesi ve birçok alternatif çözümün ortaya çıkması geçtiğimiz 10 yıl içinde oldukça hızlanmıştır.

Daha öncesinde rekabet, firmalar arasında indirimlerle, yapılan reklamlarla ve ürün konumlandırmalarla ortaya çıkarken artık "insan kaynağı" en büyük rekabet aracı haline gelmiştir.  Bununla birlikte bu rekabeti sağlamaya çalışan firmalar çalışma koşullarını şekillendirmiş, iş yükünü azaltacak ve verimliliği arttıracak araçlara uyumlu hale gelmiştir.  Bu değişime ve dönüşüme adapte olup kendini bu alanlarda konumlandırabilen vizyoner firmalar başarılarını arttırırken, hala geleneksel yöntemleri tercih eden  çalışan firmalar bu yarışta geride kalmışlardır.

Dijital dönüşüm süreçlerine adım atılan firmalarda su götürmez bir gerçek vardır ki "dijital dönüşüm insan kaynaklarında başlar". İç müşterinin memnuniyeti sağlanmadan ve onlara bir "gelecek" yaratılmadan bir firmanın büyümesi ve söz konusu başarıyı yakalaması mümkün değildir.

Dijitalleşme süreçlerinde yaşanan gelişmeler  insan kaynakları  alanında yönetimi ve uygulamaları da etkileyerek insan kaynaklarında radikal yenilikler getirmiştir. 

Günümüzde artık birçok firma insan kaynaklarına ait bilgileri sağlamak, işlemek ve depolamak için dijital insan kaynakları sistemlerini kullanmaya başlamıştır. Bu sayede zaman ve maliyet alanında katma değer sağladığı gibi işe alım, yetenek yönetimi, performans değerlendirmeleri gibi çalışan memnuniyetini arttıracak çalışmalar dijital ortamda yönetilmektedir.

Bu anlamda sunulan çözümler her gün biraz daha gelişse de uçtan uca çözüm sunmayan, özelleştirmeye imkan vermeyen kullanıcı dostu ara yüzlere sahip olmayan araçlar yine iç müşteri memnuniyetini sağlamaktan çok alınabilecek verimi düşürmüştür. Sunulan hantal yapılar, sürekliliği olmayan çözümler bir süre sonra terk edilip eski geleneksel yöntemlere dönülmeye mahkum bırakmaktadır.

Geleneksel yöntemlere dönüldükten bir süre sonra firmalar başka bir çözüm arayışına girmeye başlar, eski verilerini aktaramaz bu da bilginin parça parça dağılmasına sebep olmakla birlikte geri dönük taramaları imkansız kılmaktadır. Son ve hatta en önemli yaşanılan problem ise verilerin yasal olarak saklanması, tasniflenmesi ve yeri geldiği zaman yok edilmesi durumudur. Bu da beraberinde içinden asla çıkılmayan bir kısır döngüyü beraberinde getirir.

İçinde bir çok kişisel veri barındıran insan kaynakları verileri, yurt dışında GDPR ülkemizde KVKK olarak adlandırılan yasal düzenlemeler çerçevesinde saklanmalıdır. Aksi takdirde gündemde sıklıkla gördüğümüz gibi firmalar ciddi maddi yaptırımlara maruz kaldığı gibi itibar kayıpları da yaşamaktadır.

CloudOffix HR Cloud İnsan kaynakları süreçlerini dijital olarak yönetilmesi,  takip edilmesi ve sürekliliğinin sağlanması açısından uçtan uca hakimiyet sağlayan bir çözümdür. Dijital İK Stratejisi ve Trendleri yazımızda HR Cloud'a dair genel başlıklara yer vermiştik, bu yazımızda ise İşe Alım Süreci üzerine detaylıca inceleyeceğiz.

CloudOffix HR Cloud ile İşe Alım Süreci

Yazımızın bundan sonraki kapsamında örnek bir senaryo üstünden, bir işe alım sürecinden başlayarak personel olarak oluşturmaya kadar aşamalara değineceğiz.

Elbette ki işe alım süreci bir ilanla başlar. CloudOffix HR Cloud ile ilanınızı bir kaç tıkla açabilir, ilanınıza özel mail adresi oluşturabilirsiniz. Bu sayede bu mail adresine gelen cv'ler sisteme otomatik olarak atanır. İlan istenildiği takdirde, web sitesinde, sosyal medya araçlarında ya da farklı kanallarda paylaşılabilir.

İlan açıldıktan ve paylaşıldıktan sonra tamamen özelleştirilebilir ekranda tüm detayları takip etmeye olanak tanır. Bu sayede ilana kaç başvuru gelmiş, kaç cv iletmiş, hangi kanallardan en çok başvuru alınmış rahatlıkla görülür.

Yine CloudOffix'in eşsiz bir özelliği sayesinde dinamik anketler oluşturabilir, tek bir tıkla aşama ilerletildiğinde, otomatik anket ya da sınav iletilmesini sağlanabilir.  Gelen anket cevapları, otomatik olarak değerlendirilir ve adayın kişi kartında yer alır. 

• Bu özellik ne sağlar? Adaylara iletilen anketler maillerde kaybolabilir, spam kutusuna düşebilir ya da gönderimi unutulabilir. Ek olarak gelen anket cevaplarının kontrol edilmesi büyük zaman alabilir.

        Kimi zaman büyük kurumlarda bu durum için değerlendirme merkezlerinin kurulmasına bile sebebiyet verebilir. CloudOffix bunların önüne geçerek verimliliğin             artmasına yardımcı olur.

Bir adayla görüşme sürecine girildiğinde, CloudOffix aşamalar halinde takip edilmesine olanak tanır. Bu sayede CV'ler ve görüşmeler kendi içinde tasniflenirken bu aşamalara roller atanabilir. Bu özellik sayesinde adaylara manuel olarak iletilmesi gereken e-postalar CloudOffix tarafından iletilir, süreç hakkında karşılıklı bilgilendirme sisteminin kurulmasını sağlar.

Görselden de görülebileceği gibi adayın cv'si, öncelikli olarak görülmek istenen bilgileri, iletilen e-postalar vb. tüm bilgiler tek bir ekranda görülmektedir. 

Her şey olumlu ilerlediği takdirde yine CloudOffix, personel oluşturmaya, tüm özlük bilgilerini depolamaya olanak tanır. Ek olarak birçok ekipte olduğu gibi insan kaynakları ekipleri de birçok kişiyi barındırabilir.  CloudOffix ekipler arasında iletişimi sağlayarak notlar paylaşmaya, görevler atamaya yani tüm aşamaları birlikte yönetmeyi sağlar. 

Özellikle son iki yıldır içinde olduğumuz bu pandemi döneminde, birçok firma süreçlerini online olarak yürütmeye başladı. HR Cloud diğer tüm ekiplerde olduğu gibi insan kaynakları ekibi içinde iletişimin kopmamasını sağlayacak yine dirsek dirseği çalışıyormuş gibi bir ortamı web tarayıcı ve mobil uygulama üzerinden sunmuştur. 

Senaryonun son aşamasına gelindiğinde artık HR Cloud personel olan adayın tüm personel kaydını düzenleme imkanı sunar. Tüm bu aşamalar yetki bazlı sağlanacağı için istenilen insan kaynakları personeline, gerekli yetkiler tanımlanabilmektedir.

Bu sayede oluşturulan personelin, bağlı bulunduğu departmanını ve yöneticisini atanabilir, izni tanımlanabilir, iş başlangıç sözleşmesi eklenebilir ya da varsa diğer dokümanları saklanabilir. 

Bu senaryoda anlatılanlar aslında HR Cloud'un yeteneklerinin ufak bir kesiti olarak aktarılmıştır. Yapılabilecek, tasarlanabilecek ve özelleştirilebilecek sayısız kombinasyon bulunmaktadır. 

Başta da belirtildiği gibi insan kaynakları dijitalleşme aslında tüm dijitalleşme sürecinin en temelini oluşturur. O temel ne kadar sağlam atılırsa, üstüne konulacak katmalarda o kadar sağlıklı ilerler.

Dijital dönüşüm süreçlerinde kafanızda soru işaretleriniz varsa bizimle iletişime geçebilir, HR Cloud demonuzu ücretsiz olarak başlatabilirsiniz.