Şirketler İçin Ortak Çalışma Yazılımı

Son birkaç yılda içerik hizmetleri iki farklı kategoride değerlendirilmeye başladı,  İşlemsel ve İşbirlikçi.

İşlemsel içerik, adından da anlaşılacağı gibi, işletmelerin günlük olarak üzerinde çalıştığı vaka yönetimi içeriğiyle doğrudan ilgilidir. 

İşbirlikçi içerik ise, insanların aktif olarak işlerini yapmak için izledikleri projeyle ilgili tüm belgelerle ilgilidir.

Geçmişte, bunların her ikisi de kısaca ECM olarak bilinen bir kurumsal içerik yönetim sistemi aracılığıyla ele alınırdı. Ne yazık ki bu, insanların iş akışlarını, hangi teknolojilerin içerik sorunlarını çözmeye yardımcı olduğuna göre ayırmaya çalışmasına neden oldu. Oysa ki, iş akışları birlikte çalıştıkları içerik türüne göre bölünürse işler çok daha üretken olur.

Bu amaçla, herhangi bir modern işletmenin bilmesi gereken üç ana içerik türü vardır: ortak içerik, arşiv içeriği ve işlem içeriği.

Ortak Çalışma İçeriğinin Yapı Taşları

Belirtildiği gibi, çoğu işletmenin birlikte çalıştığı ilk ana içerik türü, ortak içerikle ilgilidir. Diğer bir deyişle, insanların proje yönetim süreçlerinde birbirleriyle daha verimli çalışmak için kullandıkları sistem türlerinde bulunan içerik türüdür. Bu sistemlere örnek olarak Slack, Teams ve hatta "eski usul" e-posta işbirliği gibi sistemler dahildir ancak bunlarla sınırlı değildir. Söz konusu sistemler, işlerin takibine izin vermediği gibi, dosyaların paylaşımı söz konusu olduğunda versiyonlama yapamaz, otomatik kayıt gerçekleştiremez ve sağlıklı bir iş birliği sağlayamaz.

Bu sistemlerin amacı açıktır: İnsanların birlikte çalışma şeklini birbirine yaklaştırmak.

Sorun şu ki, özellikle şu anda yaşadığımız hızlı tempolu modern çağda, online ortak çalışmaya dayalı içerik, zaman içinde "kaybolma" olasılığı en yüksek olan türdür. İnsanlar, pek çok sistemde o kadar çok farklı belge üzerinde işbirliği yapıyor ki, çoğu zaman kuruluşların bırakın belgelerin nerede olduğunu, gerçekte ne olduğu hakkında bir fikri dahi olmayabiliyor. 

İşbirliğine dayalı içerikler fark ettiklerinden daha hızlı büyüyor ve bu durum verimli depolama ve etkili kategorizasyon eksikliği ile birleştiğinde, çoğu işletmenin kısa sürede büyük bir içerik stoğuyla baş başa kalması ve tüm bunları anlamlandırmanın gerçek bir yolunu bulamaması anlamına geliyor.

Arşiv İçeriği

Arşiv içeriği, bir sonraki en yaygın içerik türüdür. Bu, kısa vadeli acil bir ihtiyacı olmayan ancak işletmelerin yine de öylece kurtulmak istemedikleri belgeler veya diğer malzemeleri ifade eder.

Genellikle arşiv içeriği ya bir ECM çözümünden kaldırılmış olandır ya da dosya paylaşımlarından, ortak çözümlerden ve insanların içerikle aşırı yüklendiği diğer alanlardan derlenmiştir.

Bir arşiv sistemini başarılı bir şekilde yönetmek için, insanların içeriği tanımlayabilmeleri ve kategorilere ayırabilmeleri gerekir, böylece kalıcı olarak elden çıkarmanın ne zaman en doğru zaman olduğunu belirleyebilirler. Otomatik meta veri sınıflandırma araçları, yalnızca yüksek kaliteli verileri düşük kaliteli benzerlerinden ayırmaya yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda yinelenen içeriğin kaldırılmasına ve diğer zorlukların çözülmesine de yardımcı olur.

İşlem İçeriği Çağı

Son olarak, işlemsel içerik fikrine varıyoruz: yani, tüm bu farklı içerik sistemlerini desteklemek için oluşturulmuş içerik hizmetleri. M-Files gibi çözümler , en iyi CRM, ERP ve hatta özel durum yönetimi sistemlerini bir araya getirerek veri silolarını ortadan kaldırır ve işletmelerin her zaman işletmeleri üzerinde tam görünürlüğe sahip olmasını sağlar.

Buradaki ana fayda, çalışanların yalnızca tek bir sistem içinde çalışabilmeleri ve bu verilerin nerede barındırıldığına bakılmaksızın ihtiyaç duydukları tüm kritik verilere erişebilmeleridir. Örneğin çok basit bir senaryo düşünmek gerekirse iş sürecinde gerekli dosyaların takibi için M-Files yerine Google Drive konumlandırıldığını hayal edelim. Google Drive eklenen dokümanları otomatik olarak tasniflemez, gerçek zamanlı kaydını oluşturmaz ya da ekip üyelerinin üzerinden iş yükünü alacak iş akışları oluşturmaz.

M-files insanların birlikte daha iyi çalışma alanları oluşturma imkanı vermekle kalmaz, aynı zamanda aktif bir İnternet bağlantısına sahip dünya üzerindeki herhangi bir cihazdan uzaktan da yapabilmelerini sağlar. Burada veriler, oluşturuldukları andan itibaren harici olarak depolanır - yani, önemli iç görülere ve diğer önemli belgelere her zaman, her yerden erişim imkanı tanınmış olur.

Sonuç olarak, işletmenizin sürekli değişen ihtiyaçlarını karşılamak için doğru içerik hizmetlerini ve çözümlerini seçerken seçeneklerinizi anlamak önemlidir. Düzgün yürütüldüğünde, çoğu çalışan içerik hizmetleriyle doğrudan etkileşime girmemeli, tek bir dosya üzerinde iş yapmak için yedi farklı sistem kullanmak zorunda kalmamalıdır.

İşletmenin geri kalanıyla senkronize kalırken, içerikleriyle etkileşime girmek ve işlerini yürütmek için ihtiyaç duydukları her şeyi sağlayan tek bir noktaya erişimleri olmalıdır. Bu nedenle M-Files gibi çözümler çok önemlidir ve tam olarak da bunu garanti etmek için tasarlanmışlardır. 

Sizlerde M-files'ın sunduğu kolaylıklar hakkında detaylı bilgi almak isterseniz bizimle iletişime geçin.