Personel Özlük Dosyası Depolamada Yeni Dönem

Günümüz iş dünyasında, personel özlük dosyalarının güvenli ve düzenli bir şekilde saklanması organizasyonlar için çok önemli bir hale gelmiştir. Bu yüzden geçmişte kalan geleneksel kağıt tabanlı yöntemler geldiğimiz noktada yönetimi zor, verimsiz ve kişisel verilerin korunması açısından riskli bir hal almıştır.

Dijitalleşme ve teknolojik gelişmeler her alanda kendini ve etkisini gösterirken elbette personel özlük dosyalarının korunması ve saklanmasında da yeni bir dönemi başlatmıştır. 

Özlük Dosyası Nedir?

Özlük dosyasını tanımlamak gerekirse bir iş yerinde çalışan bir kişiye ait tüm resmi belgelerin ve bilgilerin saklandığı bir kayıt sistemidir. 

Bu dosya işveren kurum tarafından çalışan kişilerin haklarına ve çalışma koşullarına uygun olarak işlerini yürütmelerini sağlamak amacıyla oluşturulur.  Özlük dosyası içeriğinde çalışanın kimlik bilgileri, işe başlama tarihi, pozisyonu, maaşı, izinleri, performans değerlendirmeleri ve iş sözleşmesi gibi çeşitli evrakları içerir. Elbette iş koluna, kuruma vb. etkenlere göre değişiklik gösterir.

Bu dosya, çalışanın o firmada çalıştığı süre boyunca güncel tutulması önemlidir. İş kanuna göre herhangi bir süre belirtilmemiş olsa da 5510 sayılı kanununa göre on yıl, SGK mevzuatına göre on yıl, Türk Ticaret Kanunu’na göre on yıl, İş Sağlığı ve Güvenliği mevzuatına göre on beş yıl, özlük dosyalarının saklanma zorunluluğu vardır.

Saklanması süresini tamamlanan özlük dosyaları KVKK yönetmeliklerine uygun bir şekilde yok edilmelidir. Bu süreçte de firmalar kendi imha politikalarını belirlemeli bu süreci yasal olarak doğru organize edebilmeleri gerekmektedir. KVKK’da bulunan bu imha doğrultusunda, imha işlemlerinin kayıt altında yapılması ve en az 3 yıl süreyle saklanması gerekmektedir. 

Özlük Dosyası Evrakları Nelerdir?

Personel özlük dosyası içeriği kuruma, yapılan iş koluna, kurumun faaliyet gösterdiği ülkeye göre değişiklik gösterdiği gibi en temel haliyle aşağıdaki bilgileri ve belgeleri içerir: 

• Kimlik Bilgileri: Çalışanın kimlik kartı, nüfus cüzdanı veya pasaport bilgileri.

• İşe Başlama Evrakları: Çalışanın kurumda işe başlama tarihini, teklifini işe ve iş sözleşmesi.

• Maaş ve Ücret Bilgileri: Çalışanın maaşı, özlük hakları ve performansa dayalı ödüller gibi finansal bilgiler.

• İzinler ve Tatil Kayıtları: Çalışanın kullanılmış ve kullanılabilir izinlerin kaydı.

• Performans Değerlendirmeleri: Çalışan kişinin performans değerlendirmeleri ve gelişim planları.

• Sağlık Bilgileri: İş sözleşmesinde istenen sağlık raporu, sağlık sigortası bilgileri, alınan raporlar ve iş sağlığı güvenliğine ilişkin kayıtlar.

• Eğitim ve Yetenekler: İşe başlamadan önce veya iş akdi sırasında çalışanın aldığı eğitimler, sertifikalar ve yetenekleri hakkında bilgiler.

• Ayrılma ve Emeklilik Belgeleri: Çalışan kişinin işten ayrılması veya emekliliği durumunda gerekli belgeler.

CloudOffix ile Personel Verilerinin Düzenli ve Titiz Takibini Yapın

Geleneksel yöntemleri bir kenara bırakırken İK süreçlerinde dijitalleşmek hala oldukça meşakkatli bir iş yükü. İK’nın her bir kolu için tasarlanan birçok yazılım bulunurken bunların birçoğu aslına bakıldığında geleneksel yöntemlerden de zor bir şekilde sürecin yönetilmesine sebep oluyorlar. 

Entegre olamayan, maliyetli, takım çalışmasını desteklemeyen, özelleştirilmeyen çözümler anlık çözümler olarak sadece bir yara bandı görevi görüyorlar. Ancak CloudOffix HR Cloud İK süreçlerinin her aşamasını dijitalleştirmekle birlikte maliyet tasarrufu sağlıyor ve verimliliği artırıyor.  

• Merkezi Veri Depolama: CloudOffix, personel verilerini merkezi bir veri tabanında saklar. Bu, verilerin dağınık olmasını engeller ve ik süreçlerinde yer alan tüm çalışanların güncel bilgilere kolayca erişebilmesini sağlar.

• Otomasyon ve İzleme: Çeşitli personel süreçlerini otomatize ederek, işletmeler işe alım, performans değerlendirme, izin yönetimi gibi konularda daha etkili olabilirler. Ayrıca, iş süreçlerini izlemek ve geliştirmek için analitik araçlar sunar.

• Veri Güvenliği: Personel verileri hassas bilgiler içerir. CloudOffix, güçlü güvenlik önlemleri ile verilerinizi korur ve yetkilendirilmiş kullanıcılara erişim izni verir.

• Raporlama ve Analiz: İşletmeler, personel verilerini analiz ederek iş gücü yönetimini iyileştirebilirler. CloudOffix, veri analizi ve raporlama araçlarıyla bu konuda yardımcı olur.

• İşbirliği ve İletişim: Ekip üyeleri arasında iletişimi kolaylaştırır ve işbirliği platformlarına entegre edilebilir. Bu, ekip çalışmasını ve veri paylaşımını hızlandırır.

Personel özlük dosyaları işletmelerin en değerli varlıklarından biridir. Bu yüzden bu dosyaların düzenli ve güvenli bir şekilde yönetilmesi, işletmenin başarısı ve yasal uyum açısından kritik öneme sahiptir. CloudOffix gibi çözümler yalnızca özlük dosyalarında değil, işe alım, personel yönetimi, performans takibi, izin masraf ve seyahat süreçlerinin yönetimi gibi tüm aşamalarda hakimiyet sağlar.

Yaşadığımız yeni dönemle birlikte işletmeler hem verimliliği hem de güvenliği artırmak adına teknolojiyi yakından takip etmeli ve iş süreçleriyle harmanlamalıdırlar.