M-Files ve Uzaktan Çalışma Çağında İK

Devam eden COVID-19 pandemisi hepimiz için bir zorluk yarattı ancak bunu, uzaktan çalışırken işlerini nasıl etkili bir şekilde yapacaklarını bulması gereken kendini işine adamış İK çalışanlarından daha iyi bilen çok az kişi var. 

Neyse ki, M-Files, pandemi zorlasa bile, insan kaynakları yetkililerine geniş bir yelpazede farklı faydalar sunarak bu sürecin kolaylıkla üstesinden gelebilmelerine ve paha biçilemez faydalar sağlamaya devam ediyor.

Üstün Uzaktan Erişim

Açıkçası, herkesin evden çalışırken önemli bilgilere "her zaman, her yerde" erişmesi gerekiyor ve M-Files bunu her zamankinden daha kolay hale getiriyor. Her şey tek bir yerde, böylelikle herhangi bir belgeye ihtiyaç duyan İK çalışanlarının ne olursa olsun her zaman kolaylıkla belgeye ulaşmalarını sağlıyor.

Bu belgelere ulaşırken yalnızca dosyanın adında geçmesine gerek duymadan, metnin içinde geçen cümleden bile sonuçları getiriyor. M-files ile her şey doğası gereği aranabilir ve aynı zamanda bilgileri güvenli tutmanın bir yolu haline geliyor.

Otomasyon, Otomasyon, Otomasyon

Herkes, İK politikalarını ve prosedürlerini güncellerken "ıslak imzaları" toplamanın en iyi günlerde bile zaman alıcı olduğunu bilir...Hele ki, hemen hemen herkesin uzaktan çalıştığı yeni çağda bunun ne kadar sorunlu hale geldiğine dair yorum yapmak bile gereksiz.

M-Files, İK çalışanlarının tek bir e-posta göndermesine bile gerek kalmadan, tümü otomatikleştirilmiş iş akışları aracılığıyla tüm personele yeni politikaların bir kopyasını göndermenize, web tarayıcısı aracılığıyla kabul etmelerine ve ardından anında uygun klasöre dosyalamanıza izin vererek bu süreci sizin için kolaylaştırır.

İzin Yönetiminde Yeni Bir Dönem

COVID-19 pandemisi nedeni ile, birçok şirket (anlaşılır şekilde) izin taleplerinde bir artış görüyor. M-Files ile artık, böyle bir talepten haberdar edilmesi gereken herkesin (maaş bordrosunu takip edenler, sosyal yardımlarla ilgilenenler ve diğerleri) sürecin organik bir parçası haline getirerek ve işlemleri gerçekleştirirken izlenmesini de kolaylaştırabilmek adına yönetim tarafından başlatılabilen özelleştirilmiş iş akışları oluşturmaya imkan sağlıyor.

İşbirliğini Güçlendirmek

İnsanlar artık fiziksel olarak aynı yerde olmasalar da, işbirliğine duyulan ihtiyaç hala çok önemli. Yine de, belgeleri e-posta yoluyla göndermek yalnızca hatalara açık kafa karıştırıcı bir süreç yaratmakla birlikte aynı zamanda en basit görevlerin bile çok fazla zaman almasına neden olabilir.

M-Files ile, çalışanlar artık zahmetsizce, zaten rahat kullandığınız cihazlardan, birbirleriyle bilgi paylaşabilir. Belgelerin gerektiğinde bir kişiden diğerine her zaman doğru bir şekilde yönlendirildiğinden emin olmak için özel iş akışları bile oluşturulabilir, böylece en çok ihtiyaç duyulduğu bir zamanda iş birliğini güçlendirir. Bu anlamda "Ekip Çalışması Şirketinizi Başarıya Nasıl Taşır?" başlıklı yazımıza da göz atmanızı tavsiye ederiz.

Çalışan Yaşam Döngüsü Evrakları

COVID-19 döneminde, uzaktan çalışan katılımı birçok kuruluş için acil bir ihtiyaçtır. Neyse ki, M-Files , çalışanların tüm işe alım formlarını evde basit ve kullanımı kolay bir web tabanlı ara yüz aracılığıyla doldurmalarına izin vererek bunu sağlar.

Formalar doldurulduktan sonra otomatik olarak İK uzmanlarına yönlendirilebilir ve daha sonra istenildiğinde dosyalanabilir. Aynı süreç, bir çalışan işten ayrıldığında da kullanılabilir.

Daha İyi Çalışan Yönetimi Belgeleri

Her zamankinden daha fazla insan evden çalışıyor olsa da, hala karşılanması gereken belirli ihtiyaçlar var. 

Örneğin, İK yetkililerinin, ilgili tüm sertifikalar, lisanslar ve eğitim materyalleriyle birlikte çalışan performansını yönetmesi ve belgelemesi gerekir.

M-Files , tüm bu belgelerin tam olarak olması gereken yerde, yani o çalışanın dosyasında olmasını sağlar. Bu, bilgilerin kaybolmaması adına için başka bir potansiyel veri deposuna gerek duymaz ve ileriye dönük daha iyi ve daha bilinçli kararlar alınmasını sağlar.

Yatırımlarınızın Karşılığını Alın

Son olarak, M-Files'ın yeni uzaktan çalışma çağında insan kaynakları çabalarınızı desteklemesinin belki de en önemli yolu, ilk yatırımınızdan mümkün olduğu kadar çok parayı geri kazanmanıza nasıl yardımcı olabileceğidir.

Kâğıt tabanlı dünyadan dijital dünyaya geçmenin, işletmeniz için yalnızca somut veriler açısından değil, aynı zamanda tasarruf edilen zaman açısından da önemli bir maliyet tasarrufu getirebileceğini unutmayın.

Çok daha az zaman ve para harcarsınız çünkü artık kağıt tomarları arasında gezinmezsiniz  bu fonların daha fazlasını en iyi yapabilecekleri alanlarda işletmeye geri yönlendirmenize izin verir. 

M-Files sayesinde gerçekten ihtiyaç duyulan konulara odaklanmak için gün içinde daha fazla zamanınız olması paha biçilemez!