Kalite Yönetim Yazılımı Bilgileri Nasıl Sınıflandırır?

Üretim organizasyonları, çeşitli süreçlerle ilişkili çok büyük miktarda bilgi üretir. Süreçleri ve bunlarla ilgili ilişkili bilgi ve belgeleri (denetim sayfaları, denetim raporları, uygunsuzluk belgeleri, düzeltici ve önleyici faaliyetler (CAPA), müşteri şikayetleri ve sorguları gibi) doğru şekilde yönetebilmek göz korkutucu ve kaynak tüketen görevler olabilir. Ancak bu görevler kalite hedeflerine ulaşıldığından emin olmak için de bir o kadar zorunludur.

Kalite ile ilgili süreçlerini ve bilgilerini etkin bir şekilde yöneten kuruluşlar, bunu iş süresince geliştirdikleri ve yönettikleri bilgi ve belgeleri proaktif olarak sınıflandırarak gerçekleştirirler.

İmalat ve ilgili kalite süreçleriyle ilgili bilgilerin sınıflandırılması, önemli bilgilerin bulunması, yönetilmesi ve izlenmesinin kolay olmasını sağlar. Sınıflandırma yapısı, örneğin kaliteyi, 

• Standart işletim prosedürlerini (SOP) ve ilgili talimatları, 

• Çeşitli süreçler sırasında hangi kararların verildiğini (belirli alternatiflerin neden reddedildiği dahil), 

• Süreçlerin nasıl ve ne şekilde yapıldığını,

Etkileyebilecek bilgi ve belgelerin, ortaya çıkan ürünlerin doğrulandı ve/veya test edildi ve ayrıca bu testin neden makul ve yeterli olduğu gibi bilgileri de içeren kapsamlı bir resmini çizer. 

Burada bir diğer önemli amaç ise bir şirketin hataları, sapmaları, aksilikleri ve şikayetleri sorumlu bir şekilde nasıl işlediğini ve bunlara nasıl yanıt verdiğini de göstermektir.       

Aşağıda, tipik olarak bir kalite yönetim sürecinde kurulmuş olan süreç kategorileri örnekleri verilmiştir:

1. Doküman kontrolü,

2. Personel yönetimi,

3. Denetimler ve bulgular takibi,

4. Sapmalar ve CAPA işleme,

5. Müşteri geri bildirim işleme,

6. Tekrarlanan kalite kontrol görevleri,

7. Envanterler ve veri tabanı listeleri.

Ayrıca, "Belge Kontrolü" altındaki alt kategoriler aşağıdakiler gibi belirli belgeleri içerebilir:

• Kalite kılavuzları,

• Standart İşletim Prosedürleri (SOP'ler) ve talimatları,

• Personel dosyaları,

• Eğitim belgeleri.

• Kalite kontrol görevine özel belgeler (ör. denetim sertifikaları, sapmaya özel dosyalar veya fotoğraflar, müşteri geri bildirimleriyle ilgili e-posta vb.),

• Öğeye özel belgeler (yani, ürün belgeleri veya kullanım kılavuzu, teknik özellikler veya bakım kılavuzu gibi ekipmanla ilişkili diğer dosyalar),

• Ürün belgeleri, ekipmanla bağlantılı dosyalar vb.,

Kalite yönetim yazılımları iki geniş kategoriye ayrılabilir: 

1.  Elektronik kalite kılavuzlarını basitçe oluşturan ve sürdürenler ve günlük kalite ile ilgili süreçleri ve bilgileri gerçekten yönetenler. 

2.  Süreçleri ve bilgileri organize eden, yöneten ve takip eden bir kalite yönetim yazılımı, yalnızca elektronik kalite el kitabı oluşturmaya ve sürdürmeye odaklananlar. 

Yalnızca kalite el kitabına odaklanan sistemlerin aksine, bilgi ve süreçleri fiilen sınıflandıran, yöneten ve takip eden sistemler, kalite yönetimini, kalite süreçlerinin fiilen takip edilmesini sağlayan günlük iş operasyonlarının pratik bir parçası haline getirir. 

Örneklerden görüldüğü üzere bir kalite yönetim sistemi birçok farklı süreci içinde barındırabilir. Burada önemli olan konumlandırdığınız kalite yönetim sistemi yazılımı bu örneklerde yer verilen veya verilmeyen iş akışlarını tasarlarken, esnek ve tamamen özelleştirilebilir bir yapı sunmasıdır.

Aksi takdirde hazır bir kurguyla var olan yazılımlara uyum sağlamak tüm şirket kültürünü, yapısını ve alışkanlıklarını değiştirmeyi beraberinde getirir. Bu da elbette ki bir kurumun birincil önceliği olan "iç müşteri memnuniyeti" olarak adlandırdığımız çalışanların verimini düşürmektedir.

Teknoloji gelişip, şirketler dijital dönüşüm yolculuğuna girdiğinden beri firmalar manuel sistemlerden eski usul yönetim şekillerinden sıyrılıp daha yenilikçi çözümlere kapılarını açmıştır. Ancak hem onlarca saat zaman harcayıp hem de büyük bütçeler ayrılıp satın alınan yazılımlar çalışanlar tarafından benimsenmedikçe yine eski usul yöntemlere mecburi olarak geri dönüşler yaşanmaktadır. Bu hem kağıt israfını beraberinde getirdiği gibi verilerin tek bir yerden yönetilmesini güçleştirmektedir. 

Diğer yazılım çözümlerinin aksine M-Files, bir kalite yönetim sisteminde içerik ve süreçleri sınıflandırmanın öneminin yanı sıra pratik, günlük kalite yönetimi ile ilgili çeşitli diğer önemli faktörleri de kullanımınıza sunar. Böylelikle Kalite Yönetimi anlamında her yönden desteklenmiş olursunuz.

M-Files QMS ile ilgili ücretsiz demo hesabınızı başlatabilir, dijital dönüşüm yolculuğunuzda ihtiyaç duyduğunuz diğer konuları görüşmek için bizimle iletişime geçebilirsiniz.