İş Süreçlerinin Yönetimi Niçin Gereklidir?

Bir gözlemcinin de belirttiği gibi, Çernobil gibi büyük felaketler bile tamamen belge eksikliğinden kaynaklanmadı. Bu kriz, insanların planlanan ve belgelenen mevcut süreçleri zamanında takip edememesi nedeniyle meydana geldi. Süreçleri belgelemek önemli olsa da, hiçbir akış şemasını veya talimatını kimse onları takip etmediği sürece var olması daha verimli çalışmasına veya beklenmedik olağandışı engellerin üstesinden gelmesine yardımcı olamaz.

Bu nedenle, uygun iş yönetimi, iş süreçlerinin basitçe planlanması ve belgelenmesinden ziyade bu süreçlerin uygulanmasını, ölçülmesini ve iyileştirilmesini içerir. 

Neden önemli olduğunu, kuruluşların ne kadar iyi performans gösterdiğini ve en önemlisi etkili iş süreci yönetimini nispeten basit ve sorunsuz hale getirebilecek araçların neler olduğunu öğrenmek için bazı iş süreci yönetimi istatistiklerine göz atmakta fayda var.

İş Süreçleri Yönetimi İşletmeleri Nasıl Korur?

Süreç yönetimindeki arızaları daha basit ve daha yaygın bir şekilde örneklendirmek için, dur işareti koyarak bir araba kazasına neden olan bir süreç başarısızlığını düşünebilirsiniz. Sürücüler bir kavşağın nasıl güvenli bir şekilde geçileceğini bilmelidir ve buna uygun olarak hareket etmelidir. Hatta kuralları ihlal ederlere meydana gelebilecek zararları bile net şekilde biliyor olmalıdırlar. 

Yine de manuel süreçlerde gecikmeler olur ve bunlar her gün ve her yerde meydana gelen olaylardır. Bu arada, kazaya kimin neden olduğu önemli değil; önemli olan, olaya karışan herkesin zaman, para ve hatta daha da önemlisi hayatını kaybedebileceğidir.

Gelecekte, belki teknoloji, kendi kendini süren arabalarda olduğu gibi, kazaları engellemenim bir yolunu bulabilir, ancak bir işletmenin kendi kendini yönetmesi mümkün değildir. Şirketler, doğru sistemlerle iş süreçlerini oldukça dikkat çekici ve otomatik bir şekilde test etme ve uygulama fırsatına sahiptir. Yani aslında gelecekte teknolojiler insan hayatını olabildiğince kolaylaştırsa bile işletmeler için sürekli iyileştirmeye devam edecektir. 

BPTrends tarafından yapılan bir anketten elde edilen iş süreci yönetimi istatistikleri, iş sürecini sadece belgelemenin bile durumunun ne kadar korkunç olabileceğinin resmini çiziyor:

Genel olarak, işletmelerin %96'sı en azından bazı iş süreçlerinin belgelendiğini bildirmiştir ki bu elbette iyi bir ilk adımdır.

Ankete katılanların yalnızca %11'i süreçleri hiçbir zaman belgelemediklerini, ancak yalnızca %23'ü bunu sıklıkla yaptığını bildirdi.

Ankete katılan şirketlerin sadece %2'si her zaman iş süreçlerini belgelediklerini söylemiştir.

Bazı özel örnekler için, yalnızca %1'i her zaman standart süreçleri, en sık yaptıkları şeyleri belgelediğinden bahsetti. İşletmelerin biraz daha yüksek ancak yine de tek haneli yüzdeleri, her zaman süreç iyileştirmesini, verileri kullanma şeklini, yönetici eğitimini ve hatta ana süreçleri belgelediğini belirtti. Her halükârda, bu anket, işletmelerin süreçlerini sürekli olarak belgelemediğini ortaya çıkardı. Bu belgeleme süreçlerinin öneri değil de kural olduğunu düşünseydik şirketlerin buna nasıl uyum sağlayacağını düşünebilirsiniz. 

İşletmeler Neden İş Süreçleri Yönetimine Yatırım Yapmalıdır?

Red Hat , şirketlerin kendi süreç yönetimini geliştirmeye yatırım yapmayı tercih etme nedenlerine ilişkin bir ankete sponsorluk sağlayarak bazı önemli bulguları vurgulanmasını sağladılar.

• Müşteri memnuniyetini artırma arzusu: %42

• Verimliliği ve çevikliği geliştirme arzusu: %65

• Süreç değişikliği projeleri devam eden şirketler: %37

Ankete katılanların çoğu, şirketlerinin şirket çapında bir kültür değişikliğine değil, artan süreç iyileştirmelerine odaklandığını söyledi. Ayrıca, karşılaştıkları en büyük engelin, süreçleri belgeleme, takip etme ve iyileştirme fikrine üst düzey yöneticileri ikna etmek olduğunu da söylediler. Bazıları, birçok departmanın kendi projelerini sunması nedeniyle liderlerinin kafasının karıştığını düşündüklerini ve bu nedenle dikkat çekmeyi zorlaştırdığını belirtti. Bu fikir, iş süreci yönetimi iyileştirmesinin yukarıdan aşağıya liderlikle ve kuruluş çapında bir çabanın parçası olarak daha fazla ivme kazanabileceğine dair mükemmel noktayı gündeme getirmektedir.

M-Files İş Süreçleri Yönetimini Nasıl Verimli İş Akışı Haline Getirir?

M-Files akıllı bilgi yönetimi platformu, süreçlerinizi sadece düzenlemek, muhafaza etmek ve belgelerinizi izlemek ile kalmaz ayrıca iş akışınızı yolunda tutma otomatikleştirme ve sürecin her adımında kalite kontrolünün sağlanması ve iyileştirilmesine de yardımcı olur.

Örneğin, Bir sonraki sorumlu kişinin e-postasının SPAM klasöründe kaybolan belgelerle uğraşmak zorunda kalmak yerine, o kişi için, o belgeye katılması gerektiğine dair bir uyarı alabileceği ve görevini yerine getirmek için kullanacağı basit bir ara yüz olacaktır. Otomatik onay bildirimleri gibi özellikler zaten sisteme dahil edilmiştir. Bu sayede her şey kayıt altına alınmasıyla birlikte süreçler işlerken ortaya çıkabilecek potansiyel sorunların önüne geçilerek olumlu bir sonuç elde edilmiş olur.. 

Süreç yönetim sistemine farklı bir bakış açısıyla baktığımızda ise ilgili kişiye katma değer sağlayarak insan kaynakları tarafında performans göstergelerini olumlu yönde etkiler ve doğru orantılı olarak da şirketin süreç verimliliğini arttırdığından rekabet avantajı sağlamasına destek olur. 

Bu adımlar çalışan işini bitirdikten sonra zincirdeki bir sonraki kişiye geçilerek devam eder. Bu arada, değerli bilgileriniz ve iş süreçleriniz sertifikalı güvenlik sürüm kontrolü ve kurtarma özellikleri otomatik bir sistemle korunacaktır. Geçişi sorunsuz hale getirmek için M-Files'ı CRM'niz gibi diğer kurumsal ölçekli yazılımlarla da entegre edebilirsiniz . M-Files ayrıca iş yerinizi kağıtsız bir ofise dönüştürmeyi ve çalışanlara ihtiyaç duydukları yerde çalışabilmeleri için uzaktan erişim sağlamayı kolaylaştırır.

İş süreçlerini kontrol etmenin yanı sıra daha iyi bir çalışma yöntemi hayal etmeye hazır mısınız? Ücretsiz bir demo veya ücretsiz deneme planlayarak ilk adımı atın. İş süreçlerinizden bahsetmek için bugün bizimle iletişime geçin, size nasıl yardımcı olabileceğimizi gösterelim.