Etkinlik Yönetim Yazılımları Ne İşe Yarar?

Etkinlik yönetimi, en basit haliyle yapılacak etkinliğin doğru bir şekilde tasarlanması, hayata geçirilmesi ve sonuçlarının değerlendirilmesini içeren bir süreci kapsamaktadır.  Etkinlikler sadece halkla ilişkiler çalışmalarını yürütmek, potansiyel müşteri çekmek ya da mevcut müşterileri memnun etmek amacıyla yapılmamaktadır. Günümüz de şirketler çalışanları içinde çok kapsamlı etkinlikler düzenlemektedir.  

Bu anlamda şirketler için etkinlik yönetimi, sürekli kendini yenileyen ve geliştiren süreçlerden biri olarak önemini korumaktadır.  Eskiden şirket etkinliği denilince sıkıcı "bayi toplantıları" akla gelse de artık bu durum tamamıyla değişti.

Etkinlikler, büyük bütçelerin ayrıldığı, özel ekiplerden destek alınan, aktivitelerle bir arada yürütülen katılımcıları keyifle vakit geçirmesini sağlamak adına yoğun çabayla yoğrulmuş bir yapı haline geldi.

Pandemi dönemiyle ile de etkinlikler dijital dönüşüme uyum sağlayarak online ortamlara taşındı ve hatta  hızını hiç kesmedi. Aksine maliyetler azaldığı için sıklığı arttı ve konu başlıkları çeşitlendi.

Pazarlama araçları arasında belki de en meşakkatli aşamaları içeren etkinlik yönetimi aslında doğru bir araç ile tek bir platformdan yönetilmesi ve takip edilmesi oldukça kolay bir yapı haline gelmektedir.

Peki nedir bu doğru araç? Tabi ki CloudOffix!

CloudOffix kullanımı kolay ve kullanıcı dostu ara yüzü ile dışarıdan hizmet almaya gerek kalmadan, etkinlik süreçlerini uçtan uca yönetmeye olanak tanır.

Şimdi örnek bir senaryo üzerinden CloudOffix'in etkinlik yönetim yeteneklerini detaylıca inceleyelim. 

İlk aşamada sadece bir kaç adımla kolaylıkla,  CloudOffix'in tamamen özelleştirilebilen yapısı sayesinde bu alanları firmaların süreçlerine uygun olarak tasarlanır. Bu sayede paket program mantığından uzak bir şekilde CloudOffix her yapıya uyum sağlar.

Etkinliğin ismi, online ya da fiziksel mi olacağı, o etkinliği takip edecek yöneticiyi ya da ekibe bir kaç kolay adımla düzenleme fırsatı tanır.  

Etkinlik ücretli bir etkinlik ise CloudOffix üzerinden belirlenen fiyat üzerinden bilet satışı rahatlıkla yapılabilir, koltuk ayrılabilir, ödemeler alınabilir hatta Invoicing Cloud ile fatura edilebilir.

Etkinliği oluşturmak ve düzenlemek bu kadar basittir. Peki ya etkinlik katılımcılarını davet etmek? CloudOffix Marketing Cloud ile hedef kitlenize uygun olarak bir e-posta pazarlama kampanyası yürütmenizi sağlar. Bu sayede gerçekleştireceğiz etkinlik hakkında ilgililerin haberdar ederken ekstra başka bir araca ihtiyaç duymadan yine CloudOffix ile yönetebilme imkanı tanır.  

CloudOffix ile E-posta pazarlama ile gelen davetlileri karşılamak adına etkinliğe özel bir web sitesi hazırlamak oldukça pratik bir adımdır. Herhangi bir kod bilgisine sahip olmadan, basit sürükle bırak mantığıyla rahatlıkla web sitesini tasarımı yapabilir ve canlıya alabilirsiniz. Web sitenizin düzenlemesi ek bir maliyet ya da çaba gerektirmeden sizin ellerinizde! Aynı zamanda sosyal medya adresleriniz bağlantı kurabilir, web sitenizi ziyaret eden katılımcıları sosyal medya kanallarına yönlendirmeye imkan verir. 

Takip eden adımda, etkinliğe kayıt yaptıran konukları yönetmek var. Onlara önceden oluşturulan şablonlar ile belirlenen aralıklarla e-postalar göndererek etkinlik ile ilgili detaylar hakkında bilgi verir. Hatta bu adıma etkinlik tamamlandıktan sonra gönderilecek şekilde kendinizi değerlendirmek adına bir anket bile paylaşabilirsiniz.

Etkinlik yönetim sürecinde yer alan çalışanların iş yükü inanılmazdır. Hiçbir şey gözden kaçmamalı, her şey kontrol altında yönetilmelidir. CloudOffix iş birlikçi yapısı sayesinde etkinlikte görev alan çalışanların eş zamanlı olarak birlikte çalışmasına olanak tanır. Bu sayede çalışanlar başka şehirlerde, evde veya ofiste fark etmeksizin bilgiyi tek bir yerde yönetebilirler.

Etkinlik öncesi yapmış olduğunuz tüm çalışmalar özneldir, her firmada değişiklik gösterir. CloudOffix özelleştirilebilir yapısı sayesinde tamamen uyum sağlar.

Peki ya etkinlik sonrası ne olacak? Biz "pazarlamanın çıktısının, satışın girdisi" olduğuna inanıyoruz. Bu anlamda CloudOffix'in etkinlik yönetim yazılım yetenekleri burada kendini farklı bir şekilde konumlandırarak, entegre iş yönetim anlayışı ile Sales Cloud ile birlikte çalışır. Bu sayede etkinlik katılımcılarından potansiyel müşteriler yaratarak takip etmeyi ve yönetmeni kolaylaştırır. 

CloudOffix Entegre İş Yönetim Sistemi sayesinde etkinlik yönetimine bağlı olarak ekiplerin ihtiyacı olan tüm süreçleri uçtan uca, gerçek zamanlı olarak yönetmeye olanak tanır.

Sizde CloudOffix'in yeteneklerini değerlendirme ve dijital dönümde farklı bir atmak istiyorsanız bizimle iletişime geçebilir ya da demo hesabınızı başlatabilirsiniz.