Belgeleri Elektronik Ortamda İmzalamak Artık Çok Kolay!

İşinizde yapabileceğiniz en anlamlı, uzun vadeli, olumlu değişikliklerden birinin, birçoğumuzun muhtemelen hafife aldığı bir şeyle doğrudan bağlantılı olduğunu öğrenmek sizi şaşırtabilir: ELEKTRONİK İMZALAR !

Yakın tarihli bir araştırmaya göre , e-İmzaları benimsemek, özellikle finans kurumlarının %92'sinin iş akışlarındaki tarama hatalarını ortadan kaldırdı. Diğer bir %66'sı ise eksik dosyaları önemli ölçüde azaltabildi ve böylece veri kalitesini iyileştirdi.

Ayrıca tüm sektörlerdeki işletmelerin, malzeme, yönetim ve abonelik maliyetleri gibi şeyleri de göz önünde bulundurulduğunda, kağıttan elektronik imzalara geçerken ortalama olarak %55 ile %78 arasında tasarruf ettiği gözlemlendi. 

Ama belki de hepsinden önemli olan istatistik şudur ki: Eski moda bir şekilde imzalı, yani basılı kopya yoluyla bir belge elde etmek- ortalama olarak yaklaşık 3 gün sürerken elektronik imzada bu süre Yaklaşık 37 dakika sürmektedir.

İmza almak, faaliyet gösterdiğiniz sektör ne olursa olsun, iş yapmanın önemli bir parçasıdır. Ancak buna rağmen birçok insan bu basit görünen süreçte zorluklar yaşamaktadır.

Oysaki M-Files gibi doğru bir bilgi yönetim sistemi ile her şeyi kolay, basit ve verimli hale getirebilirsiniz. İş akışlarınızı desteklemek ve güçlendirmek için teknolojiyi kullanabilir, böylece denklemin idari tarafına daha az, işinizi daha verimli yürütmeye daha fazla zaman ayırabilirsiniz.

Belgeleri Elektronik Olarak Yönlendirme ve İmzalamada M-Files Yaklaşımı

Genel olarak, M-Files, kağıt tabanlı ve manuel belge onay süreçlerinin doğasında bulunan güçlükleri, maliyetleri ve hatta güvenlik risklerini ortadan kaldırmak için tasarlanmış bir çözümdür.

Her işletme, büyüklüğü ne olursa olsun, yürütülmesi için imza gerektiren belgelere sahiptir. Bu, sözleşmeler, satın alma siparişleri ve daha fazlasını içerebilir ancak kesinlikle bunlarla sınırlı değildir. Dışarıdaki pek çok şirket için bu, ya e-posta yoluyla yada  daha da kötüsü, verimsiz ve yorucu bir süreçte kişiden kişiye yol alan basılı kağıt parçaları üzerinde gerçekleşen manuel bir süreç olmaya devam etmektedir.

İlgili belgenin her el değiştirmesi, kaybolması ve süreci yeniden başlatacak bir hatanın yapılması ihtimalini arttırır. Belgenin farklı sürümlerin açılması da süreci önemli ölçüde karıştırır.

Bir öğenin kaybolmasına, hasar görmesine veya başka bir sürümle çakışması durumlarına bakılmaksızın, iki şey doğru kalır: çok büyük miktarda zaman boşa harcandığı ve operasyonel riskin uğraşmanız gerekenin çok ötesinde artmış olması..

Ancak M-Files gibi doğru bilgi yönetimi platformu, bu belgelere basit bir iş akışı uygulayabilir ve dağıtımdan sonra işleri önemli ölçüde iyileştirebilir. M-Files'ı kullanarak tüm inceleme, onay ve e-İmza sürecini tümü tek bir yetkili sürümde baştan sona yönetebilirsiniz.

Biraz sürecin temelde nasıl ilerlediğinden söz edelim;

1. Yarat, Kullanıcılarınız bir belge oluşturur. Bu ister sözleşme,  ister satın alma siparişi yada nakliye sözleşmesi veya tamamen başka bir şey olabilir.

2. Bildir, gözden geçir, onayla. Ardından, taraflara bildirimde bulunarak gözden geçirenler ve onaylayanlar için erişim sunan bir iş akışı atanır. Bunlar duruma bağlı olarak diğer çalışanlar, organizasyon liderleri ve hatta müşteriler gibi dış kaynaklar da olabilir.

3. İşaretle, Oradan, M-Files, e-İmzalarda yürütmek için tüm büyük e-İmza yazılım sağlayıcılarıyla entegre olur.

4. Sonuç, Tüm taraflar imzaladıktan sonra, belgenin bu tek, doğru versiyonu M-Files'tan edinilebilir ve çalışma hız kesmeden devam edebilir.

Böylelikle süreç boyunca tüm bu sinir bozucu manuel süreçleri ve kağıt belgeleri ortadan kaldırmış olursunuz, bir belgeyi hazırlamak ve insanlara belgeyi kağıt yerine elektronik olarak imzalatmak %55 daha az maliyetlidir. Ayrıca yatırım getirisini tüketecek bir dizi hata yapabilme ihtimalini de ortadan kaldırır.

M-Files gibi akıllı bir bilgi yönetim platformunun ilk etapta bu kadar güçlü olmasının nedeninin büyük bir kısmı, M-Files yalnızca belgeleri yönlendirme ve imzalama konusunda daha iyi iş akışları oluşturmanıza yardımcı olmakla kalmaz, aynı zamanda bu verimlilikleri kuruluşunuz genelinde de serbestçe akan bir şekilde kullanılabilir hale getirmesidir. İşlerini yapmak için bu imzalı belgeye erişmesi gereken kişiler, birkaç dakika içinde istedikleri belgeye rahatlıkla ulaşabilirler.

Elektronik olarak imza hem verimli hem de güvenlidir. Süreçlerinizi hızlandırabilir, İş akışlarını kullanarak işletmenizde kurulan imza ve onay süreçlerinden belgeyi otomatik olarak iletebilirsiniz.

Elektronik belge yönetimi, e-imza/ mobil imza ile imzalama ve daha birçok konu ile ilgili bizimle iletişime geçebilir, dilerseniz M-files demonuzu başlatabilirsiniz.