İş Süreçlerinin Yönetiminde Gözden Kaçan Noktalar

 Açık olmak gerekirse, kimse Office 365 ve Microsoft Teams'in COVID-19 döneminde karşılaştığınız birçok zorluğun üstesinden gelmek için uygun çözümler olmadığını söyleyemez. Ancak bu süreç içinde kullanımlarına birçok açıdan baktığımızda hayatımızı kolaylaştırdıkları kadar karmaşık bir hale getirdikleri de su götürmez bir gerçektir

Yeni başlayanlar için, özellikle Microsoft Teams, karışık dosya yapısıyla ünlüdür ve verilerinizin gerçekten nerede depolandığını bilmenizi zorlaştırır. Bu da elbette ki süreçlerin yönetimi açısından büyük bir zorluk yaratır. Microsft Teams'te, dahili bire bir sohbet dosyaları, bir kullanıcının posta kutusu içinde gizlenebilir veya e-Discovery aracılığıyla erişilebilir. Bazı dosyalara OneDrive İş aracılığıyla erişilebilirken, diğerlerine SharePoint'in belge kitaplığı kullanılarak erişilmesi gerekebilir. Bazen bu çizgiyi korumak oldukça zordur..

Benzer şekilde, akıllıca uygulanmazlarsa hem Office 365 hem de Teams, iş birliğini etkileyebilecek yinelenen dosya ve sürüm denetimi sorunlarına sahip olabilir. Bu birden fazla uygulamada yaşayan ve hiçbiri işinizin toplam değerini anlamanıza izin vermeyen parçalanmış verilerden kaynaklanan artan verimsizlikler ve kaçırılan fırsatlarla karşı karşıya kaldığınız bir durum yaratır

Ancak belki de karşılaşabileceğiniz en büyük zorluk, bilgi yayılımı veya uygun şekilde bilindiği üzere “içerik kaosu” ile ilgilidir . Çoğu zaman veriler, ERP'den CRM'e, ağ klasörlerinden, e-posta gelen kutularına, dosya paylaşım uygulamalarına ve daha fazlasına kadar birden çok havuza dağılır. Çalışanlar, bir sistemden veya uygulamadan diğerine geçmek için o kadar çok zaman harcarlar, umutsuzca ihtiyaç duydukları dosyayı bulmaya çalışırlar ki neredeyse işlerini yapacakları zamandan daha fazla zaman harcamış olurlar.

Bilgi Yönetiminin Gücü

Tüm bu boşluklar, doğru bilgi yönetimi çözümünün neden artık bir tavsiye değil de modern çağda gerçek bir gereklilik haline geldiğini göstermektedir. Bilgi yönetimi, yalnızca bu önemli endişeleri gidermek için tasarlanmamıştır, aynı zamanda işletmenizin uzak bir çalışma dünyasında karşılaştığı diğer birçok zorluğu, aynı anda çözmenin uygun bir yoludur

M-Files gibi bir bilgi yönetimi çözümünün en önemli avantajı, tüm bu çeşitli depoları birbirine bağlayarak, onların her zaman ihtiyaç duyduğunuz uyumlu bir bütün olarak hareket etmelerine izin vermesidir. Kuruluşunuzdaki her kritik veri parçası, çalışanların belgelere daha verimli erişim ve yönetim için kullanabileceği merkezi bir konumda bulunabilir. Yerleşik arama özellikleriyle de dosyaları bulmak her zamankinden daha kolay hale gelmektedir

Sadece bu da değil, aynı zamanda herhangi bir anda çalışılacak bir dosyanın yalnızca tek bir sürümü vardır ve bu, veri çoğaltmayla ilgili endişelerinizin anında ortadan kalkması anlamına gelir. Son olarak, nerede olurlarsa olsunlar veya hangi cihazı kullanıyor olurlarsa olsunlar, tüm çalışanların yararlanabileceği tek bir gerçek nokta vardır

Her bir referans ve bağlantı, bilgi yönetim sisteminde depolanan dosyanın tek bir sürümde takip edilir. Bu sayede hem iletişimi hem de işbirliğini güçlendirir

Ancak belki de doğru bilgi yönetimi çözümünün masaya getirebileceği en uzun süreli avantaj, yukarıda bahsedilen veri yayılımı ile ilgilidir

Son olarak, tüm belgeler tek bir konsolide sistem içinde aranabildiğinden, farklı farklı pencereler arasında gidip gelmeden, rahatlıkla istediğiniz şeye erişebileceksiniz.  Bu belgelerin nerede depolandığına bakılmaksızın (bir e-posta gelen kutusunda veya bir dosya sunucusunda veya dünyanın herhangi bir yerinde barındırılan bir üçüncü taraf etki alanında) kullanıcılar aynı anda bir belgenin aynı sürümüne erişebilir bir durumda olacaklar

Farklı bir bakış açısıyla değerlendirirsek, bu sayede çalışanlar, işlerini yapmak için ihtiyaç duydukları şeyleri aramak için daha az zaman harcayacakları ve belki de herkesin temel görevleri yerine getirmek için daha fazla zamana sahip olacakları anlamına gelecektir

Microsoft Teams ve Office 365 gibi çözümlerde mevcut olan boşlukları sağlam, bütünsel bir bilgi yönetimi stratejisiyle nasıl etkin bir şekilde doldurabileceğiniz hakkında daha fazla bilgi edinmek veya yalnızca bir işletme olarak ihtiyaçlarınızı tartışmak isterseniz sizin ve kuruluşunuz için bir kaynak olmaktan mutluluk duyarız. Ücretsiz deneme sürümünüzü başlatabilirsiniz.